Retrokonversionsprojekt

Retrokonversionsprojekt

Bibliotheksbestände bald vollständig im Online-Katalog!
DFG-gefördertes Projekt "Retrokonversion der Zettelkataloge"


Unter Retrokonversion oder Retrokatalogisierung versteht man im Bibliothekswesen die digitale Erfassung alter Zettelkataloge. Damit werden auch die Bibliotheksbestände für Wissenschaft und Forschung überregional sichtbar, die bis dahin nur schwer zugänglich waren. Retrokonversionen werden daher von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) finanziell untertsützt.

DFG-geförderte Retrokonversion in der Bibliothek des Ruhrgebiets

Voraussetzungen

Die Bibliothek des Ruhrgebiets entstand 1998 durch die Zusammenführung von drei bedeutenden Spezialbibliotheken unter dem Dach der "Stiftung Geschichte des Ruhrgebiets": der Bergbau-Bücherei Essen, der Bibliothek des Instituts für soziale Bewegungen der Ruhr-Universität Bochum sowie der Bibliothek der vormaligen Industriegewerkschaft Bergbau und Energie. Als öffentlich zugängliche wissenschaftliche Spezialbibliothek führt die Bibliothek des Ruhrgebiets in modifizierter Weise die Sammeltätigkeit ihrer Vorgängereinrichtungen fort.
Der Zussammenführung der drei Bibliotheken ging eine längere Phase der starken Unsicherheit über die Zukunft der jeweiligen Einrichtungen voraus, in der an eine umfassende Retrokonversion der Bestände nicht gedacht werden konnte.  Nach dem Umzug in das neue Gebäude im Jahre 1999 und der EDV-technischen Neuausrichtung im Jahre 2002 bedurfte es dann einer organisatorischen Konsolidierungsphase, so dass die vollständige Retrokonversion der noch per Zettelkatalog erschlossenen Bestände erst spät in Angriff genommen werden konnte. Mit eigenen Kräften wäre dieses Ziel erst in etwa 20 Jahren erreichbar gewesen.
Da die Bestände der Bibliothek des Ruhrgebiets in besonderer Weise die Geschichte und Gegenwart des Ruhrgebiets und anderer schwerindustrieller Ballungsregionen, die allgemeine Wirtschafts- und Sozialgeschichte des Industriezeitalters sowie die Geschichte und Gegenwart sozialer Bewegungen, namentlich der Arbeiterbewegungen, dokumentieren, wurde die Finanzierung des Retrokonversionsprojektes bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft beantragt.
Dieser Antrag wurde Ende 2012 bewilligt, so dass im Frühjahr 2013 das Projekt "Retrokonversion der nur per Zettelkatalog erschlossenen Bestände der Bibliothek des Ruhrgebiets zu Forschungszwecken" starten konnte.

Durchführung

Rund 64.000 Katalogzettel sollen in einem Zeitraum von etwa 18 Monaten im Verbundkatalog des Hochschulbibliothekszentrums NRW erfasst und damit nicht nur im lokalen Online-Katalog der Bibliothek des Ruhrgebiets sondern auch überregional nachgewiesen werden.
Nach einer entsprechenden Ausschreibung, bei der eine auf diese Arbeiten spezialisierte Firma den Zuschlag erhielt, wurden zunächst die Katalogzettel eingescannt und Arbeitsanweisungen erarbeitet, um die lokalen Besonderheiten korrekt abzubilden.
Nach zwei kurzen Testläufen wurde im August 2013 der „Regelbetrieb“ aufgenommen.
Seither wird als erstes der Zettelkatalog der Bibliothek des Instituts für soziale Bewegungen erfasst. Unmittelbar anschließend wird dann der Zettelkatalog der ehemaligen Bergbau-Bücherei bearbeitet.
Konkret bedeutet dies, dass die gescannten Katalogzettel von der externen Firma im Verbundkatalog des Hochschulbibliothekszentrums NRW erfasst und unmittelbar ins Lokalsystem der Bibliothek des Ruhrgebiets geladen werden. Zusätzlich werden sogenannte Exemplarsätze angelegt, die zunächst einen fiktiven Barcode enthalten und mit einem speziellen Kennzeichen versehen sind.
Diese Kennzeichnung ermöglicht es uns vor Ort, neu erfasste Titel abzurufen, um die entsprechenden Bücher dann mit Barcodes zu bekleben und damit den bisherigen fiktiven Barcode zu ersetzen. Erst mit diesem Arbeitsschritt ist das jeweilige Exemplar ausleihfähig.
Zusätzlich erhalten wir jeden Monat von der ausführenden Firma einen Nachweis, der zu jedem gescannten Katalogzettel das neu erstellte Katalogisat dokumentiert und darüber hinaus ggf. Bemerkungen und Fragen bei unklaren Angaben enthält.
Zeitschriften gehören nicht zum Arbeitsauftrag der Firma, so dass immer wieder auch Teilbestände von uns zu katalogisieren sind.
Diese Arbeiten kommen einer Bestandsrevision gleich, so dass, neben den regulären Aufgaben, von den Bibliotheksmitarbeitern ein hoher zusätzlicher Aufwand zu leisten ist.

Ziel

Dafür besteht die erfreuliche Aussicht, dass die Zettelkataloge bis Ende 2014 komplett abgearbeitet sein werden, auch wenn einige Restarbeiten vor Ort sicherlich erst 2015 beendet werden können.
Das von der Prüfkommission der DFG formulierte Ziel ist dann erreicht:
„Die Retrokonversion der teils historischen seltenen Bestände würde sie erstmalig überregional für die Forschung sichtbar machen und der Profilschärfung der Bibliothek dienen.“


nach oben